PDCAを楽に回すための3つの工夫 - ユナイトアンドグロウ株式会社

コロナ禍の中、オンラインで仕事をする時間が急増しました。今日は6月27日ですが、私が参加する定例会議は現在でも全てオンラインですし、社員の仕事も在宅比率が極めて高い状態が続いています。

自分の仕事が在宅ワークになることに、否定的な人はあまりいないだろうと思います。満員電車に乗らなくていいし、時間管理を自分でできるし、イヤな理由は少ないですから。

しかし怖い面があります。その一つは、仕事が出来る人なのか、そうでもない人なのか、見えやすくなってしまうことです。厳しい現実が迫っているとも言えます。

仕事の進捗を見える化して、他人にうまく伝えられるかどうか。在宅ワークでは雰囲気を伝えることができないので、「見える化」が必須です。代表的なスキルの一つは、PDCA（Plan Do Check Act/Adjust）を回せることだと思います。

PDCAと言われて、ウキウキワクワクする人は、あまりいませんね。私は実際苦手でしたし、嫌いになったきっかけもありました。

若い頃、勤務先の親会社の上層部から「目標管理シート」なるものが届きました。こんなものいるのかな、結果で示せばいいだろうと思って書かなかったのですが、200人以上の関連会社幹部の中で私だけ提出しなかったようで、こっぴどく叱られたことがあります。あとで適当に書いて出したものの、中味はかなりウソ。誰かがチェックしてまた怒られるだろうと思っていたのに、その後一度も連絡は来ませんでした。「つまらない制度だ。形骸化している。」と感じた印象をしばらく消すことができず、もったいないことをしたなーと今では思っています。

PDCAを回せるようになると、仕事は楽になり、成果が上がりやすくなります。周りから評価してもらえるし、何よりチームワークが円滑になります。
在宅ワークの時代、絶対に必要なコミュニケーションの手法でもあります。

そこで、PDCAがうまくいく3つのポイントをシェアしたいと思います。簡単で当たり前な話かもしれませんが、これができれば良いのだと思います。

1．重点以外を捨てる

目標を決めるためには、「何が重要かを定めて」「課題を発見し」「課題解決のための行動プランを練って」さらに「数値目標や期日の目標に落とし込む」というステップが必要です。これが「P」です。
それはわかっているのですが、「やるべきことがたくさんあって目標なんて決められない。全部がやるべきことだ。私の仕事は数値化も期日化もできない」という反応が意外と多いです。
「何が重要かを定める」という初めのステップで、実は絞り込みが不十分なのだと思います。
重点を決めるということは、重点でないことをいったん脇に置くということであり、勇気がいります。
捨てたからといって、やらないわけではありません。重点ではない、ということです。
まずは、「徹底的に捨ててみる」ことが成功のコツです。

2．他人に宣言する

自分に向かって約束をして、それを守れる人は、少ないと思います。少なくとも私は無理です。自分を裏切っても自分で正当化できますから。そこで、他人を使いましょう。
その他人には、「寛容さ」を求めてください。
上司を使えれば良いのですが、寛容さを期待できないかもしれません。ならば、別の部署の好きな先輩などに頼み込んで、「メンター」をお願いしてみてはいかがでしょうか。
メンターに宣言をして、それが実行できなかった／達成できなかった時は、目標を見直して修正します。達成できなかったからといって悪いことは何もありません。修正（Act/Adjust）すれば良いのです。
私の場合は、「会社の全従業員と幹部」を、宣言の相手として使わせてもらっています。
毎年、私の目標は〇△×の評価がつきます。宣言を振り返って報告するわけですが、全部が〇になったことはありません。

3．サイクルを決めておく

PDCA「サイクル」とも呼ばれているように、習慣化してサイクルを回すことが肝心です。そこで、「他人」と定期的な約束をしましょう。たとえば1年の目標だったら年間12回、1時間程度を使って自分の目標をレビューします。毎回、結果を振り返りながら見直しをして、目標を書き直すことに躊躇しないようにします（他人は寛容です）。
PDCAで最も大切なのは、最後の「A」= Act/Adjust（調整する／変更する／必要な行動を起こす）です。
目標は、必ずしも達成できなくてもいいのです。チェックして見直しをして再設定する「サイクル」を回すことが重要です。

「重点以外を捨てる」「他人に宣言する」「サイクルを決めておく」の3つの工夫でPDCAを見える化して、回していきましょう！