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脳のメモリー利用量をゼロにする(はじめてのGTD)

Suda Note | 社長ブログ
2011.06.09

この本はホンモノです。

『はじめてのGTD ― ストレスフリーの整理術』(デビット・アレン著)

『はじめてのGTD ― ストレスフリーの整理術』(デビット・アレン著)

書店に行くと、続編(『ストレスフリーの仕事術』)も目にとまりますが、間違ってそちらを買わないでください。「はじめてのGTD」と手書き風に書かれている方が、お奨め本です。

これは単なるハウツー本ではありません。「知識労働に携わる現代人が実践すべき、必須のノウハウ」を、シンプルに、体系的にまとめたものです。2年前に初めて読みましたが、10年、いや20年経っても残る本だと私は思います。

GTD (Getting Things Done) とは、「やるべきことを片づける」というような意味(=私の訳)で、著者は20年間に渡ってこれを追求し、「ToDoリストをいかにして運用すれば良いか?」ということに特化して何百というクライアントのコンサルティングをしてきたとのことです。

「これはまさに、システムエンジニアに役立つノウハウだ」との評価も高く、ITmediaに特集記事が多数掲載されていますから、GTDというキーワードに触れている人も多いかと思います。
ITmedia GTDまとめページ

GTDに準拠したToDo管理のソフトウエアも、いろいろ出ていますね。
ただし、著者はそのようなソフトウエアの利用を推奨しているわけではありません。基本は紙とペンで良いとしています。
私自身、iPadやiPhoneを使ってGTD準拠のTodo管理ソフトをいろいろと試してみましたが、「紙とペン」で実行するのが最善であると、個人的に確信しました。

GTDのポイントを要約すると、こういうことです。

1.頭の中にToDoリストをつくってはいけない。全ての「気になること」を紙に書き出して、頭をスッキリさせよう。「気になること」は、1時間~数時間かけると100、200、300と出てくる。ただしこの作業に慣れていない人は、数十件しか出てこない。この差が、ストレスや仕事の効率の悪さにつながっている。

2.「気になることのリスト」は、実はToDoリストではないことがある。「求めるべき結果は何か」「次にとるべき行動は何か」の2点を明らかにして、それをまたリスト化しよう。それが本当のToDoリストになる。人によって、いろいろな複数のリストになる。

3.リスト化されたものを、定期的(毎日&毎週)に見直そう。これを自分なりの信頼できるシステム(紙、ノート、書類ファイル、書類トレーなど複数になることが多い)で管理しよう。

….ということなのですが、この3つのポイントは、現実には大変に奥が深いです。
詳しくはぜひ書籍またはITmediaを読んでいただきたいところですが、私もGTDに則って仕事をすすめたいと考えて、2年前にシステム手帳の中味の構成をがらっと改編しました。結果として、気持ちが大変すっきりしました。

他にも示唆に富んだ重要ポイントがいくつかあります。

優先順位をつける、並べ替える、等の行動は、重要事項ではない。ToDoリストを吟味し続けた結果の「直感」で、行動に移すのが正しい。

まず「InBox」という入れ物をつくる。ここに何でも書く/入れる。そして、InBoxの中味を毎日チェックして、空にするべく整理する。2分間以内に終わる仕事は、整理しないでその場で行動して片付ける。

ボトムアップが重要。「帰宅途中で牛乳を買わなくちゃ」とか「上司に言われたので○○さんにとりあえず電話だ」などの、日常生活で気になることを全て拾い上げること。「私は人生を通じて何を得たいのか」というようなところからスタートする“トップダウン型アプローチ”はお奨めしない。 など。

情報システム部門のエンジニアは、毎日、種々雑多な仕事を同時にこなすプロフェッショナルです。本書を読む価値は十分にあると感じています。

ところで、GTDの醍醐味は、まずはじめに実施する「気になることの書き出し」での体験です。頭の中のモヤモヤが消え去って、何ともいえない爽快な気持ちになります。

ユナイトアンドグロウでも実施したことがあります。

ITmediaでも、編集部主催で実施した記事がありますね。
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0608/24/news015.html

興味のある人が数名集まって、会議室にこもって「気になることを全部出す」というのをやってみませんか? 誰かに背中を押されないとなかなか行動できないものです。私も勿論おつきあいします。

須田騎一朗
ユナイトアンドグロウ代表
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