Suda Note

Suda Note | 社長ブログ

アナログ手帳とデジタル手帳をどう使い分けていますか?

Suda Note | 社長ブログ
2013.12.08

私に限らず多くの人にとって、手帳は常に手もとから離すことのない大切な存在だろうと思います。今日一日をどう過ごすか、明日に向かって何をするのか、過去はどうであったか、大切な人の連絡先は何だったか、などの情報は全て手帳に書かれています。手帳を見ながら仕事をします。手帳を見ながら生活をします。「一冊の手帳で人生が変わる」と言う人もいます。私は、忘れちゃいけないことの全てを、忘れてもいいように手帳に書きます(笑)。手帳のおかげで頭の中のメモリー使用量がゼロになって、ストレスフリーでクリエイティブな日々が得られるのだと思っています。
「一冊の手帳でストレスはゼロになる」が私の持論です。(^^)

しかし最近は、手帳よりもスマートフォンを肌身離さず持っている人が増えていますね。iPad miniやNexus 7なら、アナログの手帳を完全に置き換えられるのかもしれませんが、実際、どうなんでしょうか??

そこで、数年ぶりに大規模な実験(個人的に)に挑んだ結果、今の自分に合う方法を結論づけましたのでシェアします。

私は、若い時に調査や企画の仕事(=いつも情報過多)をしていたせいか一種の手帳マニアです。「手帳術」とか「情報整理術」の本はだいたい全て読んでいて、この手の本を読むとなぜか気持ちが落ち着くので、早く誰か新しい本を出してくれと願っているくらい(笑)。
子供の頃から記憶することが大の苦手で、暗記もののテストは最下位ということもよくありました。逆に発想はいくらいでも沸いてくるので、頭の中がモヤモヤでいっぱい。情報整理術が好きというよりも、きっと苦手分野なのだと思います。そういうことで、手帳について考えることは、私に仕事のアイデアやモチベーションを与えてくれます。

過去はこんな風でした。
・高校から大学までは、ポケットサイズの能率手帳。
・20代は、Time/System(A5サイズ)やFilofax(バイブルサイズ)。
・30代は、A5のオリジナルシステム手帳をExcel+マクロで制作。
・40代は、市販リフィルと組み合わせてA5を継続。
途中で何度かバイブルサイズを試しましたが、結局またA5に戻りました。

基本的には20年間システム手帳です。
歩き回る仕事でA5の手帳は重たいですね。歳をとるごとにそう思います。

・・・そこで、年号の変わり目を機に「今の自分に合った方法をゼロから考え直してみよう」と、2ヶ月ほどかけて手帳の使い方を変える実験をしました。

※もともとはこういう構成になっていました。
・A5のシステム手帳(スケジュール、TODOリスト、その他リスト、印刷した資料)
・A5変形のモレスキン手帳(議事録、学んだことの記録、アイデア)
・Mac標準の「メモ」アプリと「Evernote」による補完

※そして課題がありました。
・スケジュール帳を、市販の軽量なものに変えられないだろうか?
・歩いている時にもすぐメモしたいが良い方法はないだろうか?
・TODOの整理方法を改善できないだろうか?
・一部をデジタルツールで軽量化できないだろうか?

そういうことで、市販の手帳を選びに選んで3種類購入し、また、iPhoneとMacで情報の同期ができる各種の人気アプリを改めて試したわけです。

ちなみに、実験中は複数の手帳を持ち歩くことになってしまい、加えてiPhoneにも情報を並行して入れるために電池が持たず予備バッテリーが必須となって、重たくて困っていたカバンはさらに重たく、ものすごく不便でした(笑)。そもそも記憶力がないので情報も混乱ぎみ(-_- ;) ですから同じことはしばらくやりません。

 

結局、私はこうなりました。

1)スケジュールはデジタルに完全移行
2)A5のシステム手帳に「リスト」を集約
3)Evernote対応のモレスキンに「メモ」を集約
4)歩きながら取るメモは、iPhoneのSiriに話しかける。
5)機密情報はそもそも文字化しない

 

スケジュールはデジタルに完全移行

iPhoneではMocaを利用(スケジュールを連続的に俯瞰できるのが便利)※現在はWeek Cal

Googleカレンダーから手帳に書き写す/手帳からGoogleカレンダーへ書き写す、というのを、とうとうやめることになりました。最近は、様々な社員とスケジュールを共有してアポイントメントを双方向で調整しているので、ダブルブッキングが起こりやすくなってしまったのです。

しかし、デジタル一本化には欠点があって、自分なりのメモをスケジュールにサッと追加できない。全員と共有されてしまうから下手なことを書けない。アポイントメントで話すべきこと、話したこと、決まったこと、事前に用意しておきたいことなどを、気軽にメモしたいのですが、できません。アナログ手帳ならアポイントメントの場所に瞬間でメモできるのに・・・。仕方がないので、これは別の方法でカバーすることにします。

 

A5のシステム手帳に「リスト」を集約

「考えたことを手書きで文字にしながら、さらに考える」

・・・この作業のメリットは計り知れないと、改めて確認できました。デジタルのメモは、なぜかはわかりませんが、思考力・発想力・行動力を弱めてしまうと思います。

私のTime/System A5バインダーは、見た目はスケジュール帳ですが、中身はほとんどが手書きの一覧表やToDoリストの類いです。革製のバインダーとして使っているだけですね。
手書きのアイテムは、数えてみると300〜350項目あって、これが数十枚の紙に分かれています。頭の中でぼやっと考えている様々なことが、全て、手書きのリストになっています。

はじめのページはInboxと名付けていて、頭の中に浮かんだ事項はいったん全てこの紙に無条件に書かれます。週に1度くらいの頻度で見直しをして、消し込みをしたり、ToDoリストに転記したり、プロジェクト別のリスト・会議体別のリスト・考えたいことのリスト・健康管理や目標管理のリストなどに転記されていきます。
パソコンで印刷した各種の資料などもA5バインダーに綴じています。

 

Evernote対応のモレスキンに「メモ」を集約

evernote手帳2

議事録、商談、セミナーで聴いたこと、企画のメモ、本の感想などは、全てモレスキン(A5変形サイズ)に書きます。このノートは最近のお気に入りで、だいたい5ヶ月で1冊を使います。9年前の創業以来、ツバメのA5ノートを使ってきましたので、連番としては33冊目からモレスキンに変わりました。

手書きでメモしたことを誰かと共有したい時は、Evernote専用アプリで写真を撮ります。すると自動的にキレイに切り取って、画質も調整してデータ化してくれるのですが、これが一発操作で出来るので、非常に便利です。左右の半ページずつでも見開き2ページでも対応してくれます。データ化したら、そのまま関係者にメールするも良し、Evernoteに保存するも良し。Evernote内ではクラウドのOCR機能が働いてくれて、手書きの文字なのに検索対象となります。
ただしこの機能は保険のような存在で、なんでもデジタル化するわけではありません。
使い切ったら裁断して一気にEvernote化しようかどうかは考え中。

 

歩きながら取るメモは、iPhoneのSiriに話しかける。

  

Siriは日本語でも結構使えますね!! やってみて驚きました。「メモ。○○○○」と話せば、メモアプリに記録されます。「○○○とリマインド」と話せば、リマインダーアプリに登録されます。電話をかける際にも、Siriに電話帳検索をしてもらったほうが楽だということがわかりました。スケジュール登録も、Siri経由でざっくり入れてから手直しするほうが間違いがなさそう。

iPhoneにとったメモは、あとでアナログ手帳のInboxページに書き写すことにしました。デジタルのままで処理をしようとすると、前述したように思考力が落ちるからです。デジタルメモは書き写したら削除して、常にゼロにする使い方が私には合っています。

 

機密情報はそもそも文字化しない

iPhoneやPCを落としたりなくしたりすると顧客に迷惑がかかる、ということで、最近は紛失事象が「情報事故」として報告され、大企業の場合はマスコミでも報道されることが増えました。
PCやクラウドは無限に情報を蓄積できる利便性がありますが、一方で、そのデータを悪用できないかと考える人もいます。
情報事故の典型例は、「○千人分の個人情報ファイルが入っていたデバイスを紛失した」という話です。そもそも、PCに多量の個人情報が並んでいるExcelファイルを入れてはいけません。比較的軽い内容だったとしても2重のパスワードをかけるとか、対処をしておく。
一方、プライベートを含めて大事なことを全て手帳に書くからこそ、手帳の意味があります。一部、相反するテーマなので、悩ましいですね。
そこでどうするか。
1)そもそも顧客の機密情報を手帳やPCにストレートに残さない。
2)第三者が閲覧したとしても、手帳のオーナー(=私)の脳とつなげて読まない限り悪用のしようがない、という風に文字表現を工夫する。
3)何がどうなると機密と言えるのか。理解を深める。なんでもかんでも機密情報というわけではないので自分で説明できるようになる。
ということかと思います。

これが私の2014年版・情報処理ルールです!
どこか参考になれば幸いです。

須田騎一朗
ユナイトアンドグロウ代表
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